Últimos días para que los pequeños negocios depositen sus cuentas anuales: consecuencias de no hacerlo
Quedan poco más de diez días para que venza el plazo en el que los negocios deben depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, el último deber que tienen las sociedades mercantiles.
Las cuentas anuales se componen de diferentes libros contables en los que se presenta algo semejante a la “radiografía” de cada empresa. En ellas, se muestra de forma pública y transparente toda la información relativa a la situación económica en que se encuentra cada negocio. Lo que resulta imprescindible para ofrecer credibilidad de cara a proveedores, acreedores, clientes, entidades financieras o cualquiera que quiera consultar la contabilidad de la actividad.
Los documentos a presentar ante el registro están compuestos por el Libro de Pérdidas y Ganancias y otros escritos en los que se refleja el patrimonio, las deudas y, en general, las finanzas de cada negocio. Según prevé la Ley de Sociedades de Capital, y tal como suscribió Jorge Capeans, secretario técnico del Registro de Economistas Contables (EC) del Consejo General de Economistas (CGE) “hay unos plazos claros para todo este proceso. Normalmente, si las empresas cierran el 31 de diciembre del año anterior, tienen seis meses para aprobar las cuentas anuales y un mes, desde la aprobación, para depositarlas en el Registro Mercantil”.
Como pasos previos, las pymes habrán tenido que elaborar y legalizar sus libros contables antes del 31 de abril y haber aprobado las cuentas del año anterior antes del 30 de junio. Por último, deberán depositarlas, como máximo, un mes después, hasta el 30 de julio.
A pesar de que muchos negocios no lo saben, no llevar a cabo en tiempo y forma esta gestión puede acarrear importantes sanciones, entre otras consecuencias, para las pymes. Sin embargo, según algunos economistas y abogados consultados, las multas no suelen constituir el efecto más importante de incumplir esta obligación.
Consecuencias de no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil antes del 30 de julio
La Ley de Sociedades ya prevé en su artículo 283 diferentes sanciones y consecuencias para aquellos negocios que no cumplan con la obligación de depositar las cuentas anuales en tiempo y forma
El depósito de la contabilidad del negocio es la fase más importante de todas las que componen el proceso de presentación de las cuentas anuales y no hacerlo a tiempo puede conllevar graves consecuencias para los pequeños y medianos empresarios. Tanto es así que puede resultar en una pérdida importante de clientes, la imposibilidad para solicitar o renovar líneas de crédito, la asunción de todas las deudas de la empresa por parte del administrador, la invalidación del NIF e incluso el cierre de la hoja registral.
Según explicó Jorge Capeans, del Consejo General de Economistas (CGE), " a lo largo de este mes las sociedades deben presentar las cuentas en el Registro Mercantil. Si no lo hacen, las consecuencias pueden ser de varios tipos. En primer lugar, desde el punto de vista del Registro Mercantil, conllevaría un cierre de la hoja registral. En segundo lugar, se podrían imponer sanciones elevadas, que se calcularán en función de la cifra de negocios y otros parámetros”.
El Registro Mercantil puede cerrar la hoja registral
La primera consecuencia que puede tener para un negocio la no presentación de sus cuentas anuales sería el cierre de la hoja registral. En el caso de que el Registro Mercantil cierre la hoja del negocio, esto daría lugar a varias consecuencias posteriores para el negocio.
Según explicó Jorge Capeans a este diario “hay unos actos muy limitados que el registrador mercantil te deja inscribir como sociedad si no tienes la presentación de cuentas hecha. Por ejemplo, no se podrá llevar a cabo una modificación del domicilio social o cambio de administradores ante el Registro Mercantil hasta que se subsane la presentación de cuentas anuales a través de una liquidación.”
Lógicamente, todos estos actos son importantes para un negocio ya que si no se puede inscribir a nuevas personas como administradores o apoderados en el registro, su firma sería nula a todos los efectos para realizar cualquier gestión o trámite administrativo.
En cuanto al tiempo que podría tardar en llegar esta consecuencia, el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil (“RRM”) establece que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil cerrará provisionalmente la hoja registral de la sociedad.
Sanciones de hasta 60.000 euros
La Ley de Sociedades de Capital también prevé la imposición a los negocios que no presenten sus cuentas anuales de una multa por importe de entre 1.200 euros y 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
En principio, las penalizaciones que recoge la ley podrían llegar a ser cuantiosas. Sin embargo, según los expertos, estas multas no suelen suponer el mayor de los problemas a los que se enfrentarían los autónomos societarios si no presentan sus cuentas en plazo, ya que estas sanciones económicas están previstas en función del tamaño del negocio y, en la práctica, es poco frecuente que se lleven a término.
Que se revoque el NIF del negocio
Como ya avanzó este diario, una de las consecuencias más importantes que podrían tener los negocios de no presentar sus cuentas anuales, y que se aprobó recientemente, es la revocación del Número de Identificación Fiscal (NIF). Esto supondría, a efectos prácticos, que la sociedad perdiera su identidad y no pudiera operar. Es decir, dejaría de poder vender o comprar.
Según explicaron los economistas a este medio, entre las consecuencias más graves de la falta de presentación de las cuentas y del posterior cierre de la hoja registral estaría la pérdida del NIF. Esto se debe a la aprobación del Real Decreto 249/2023, que incluyó el incumplimiento de las obligaciones contables como nueva causa para retirar este número de identificación. Esto provocaría que el negocio no pueda operar, ni tampoco cumplir con ninguna obligación fiscal o contable.
Cuando se da esta circunstancia, y en caso de que el empresario quiera volver a regularizar su situación, deberá presentar toda la documentación de los años anteriores en los que dejó de presentarla ante el Registro Mercantil y solicitar a la Agencia Tributaria el NIF que le fue retirado.
Que los administradores de la empresa tengan que hacer frente personalmente a las deudas
Además de todas las consecuencias a nivel contable o fiscal, la no presentación de cuentas puede tener también efectos en el patrimonio y responsabilidad del empresario.
Si no se han presentado las cuentas anuales, podría darse el caso de que la empresa termine en un concurso de acreedores. En este supuesto, el mero hecho de no tener al día la contabilidad podría suponer que los administradores sean considerados responsables de las deudas de la empresa.
Jorge Capeans confirmó que “la incorrecta llevanza de las obligaciones contables y mercantiles puede ser un motivo suficiente para que el concurso sea declarado como culpable y el empresario tenga que asumir personalmente las deudas”.
Menos posibilidades de acceder a financiación y pérdida de credibilidad
Además de todas las consecuencias descritas, no hay que olvidar que las cuentas anuales aportan credibilidad a entidades financieras, clientes y hasta a posibles inversores.
Según explicó Capeans, “como consecuencias indirectas, el propio mercado -desde inversores, hasta bancos- también te pueden penalizar. Si una empresa va a pedir una financiación y no tiene las cuentas presentadas en el Registro Mercantil, el banco puede decidir no renovar una póliza. Además, posibles inversores que quieran invertir en la sociedad podrían echarse atrás al ver que las cuentas aún no están presentadas. Consecuencias similares podrían darse con proveedores o clientes”, concluyó a este diario.
