Aumentan un 114% las reclamaciones a autónomos por mal uso de los datos en campañas de email marketing

El email marketing se ha consolidado como una de las estrategias más efectivas para los autónomos y pequeños negocios que buscan incrementar sus ventas y fidelizar a sus clientes. Sin embargo, su uso no está exento de riesgos; en especial en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de protección de datos. En su último informe, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha registrado un incremento alarmante en las reclamaciones relacionadas con la publicidad digital.

El organismo público señala un aumento de nada menos que el 114% durante 2023, infracciones sancionadas con cerca de 400 multas impuestas por este organismo el pasado año. Este dato subraya los riesgos legales a los que se enfrentan los negocios cuando no cumplen con las normativas vigentes, exponiéndose a sanciones económicas y daños reputacionales significativos. Pues el incumplimiento de la normativa de protección de datos puede acarrear sanciones económicas considerables, que pueden alcanzar hasta 30.000 euros.

Lo habitual es que las multas oscilen entre los 2.000 y los 5.000 euros

No obstante, al decir de los expertos, lo más habitual es que las multas oscilen entre los 2.000 y los 5.000 euros, merced a las reducciones por pronto pago. Lo que no quita para que la AEPD haya sancionado recientemente con 50.000 euros a Vodafone por no supervisar adecuadamente a su proveedor de tratamiento de datos.

“Sin embargo, el impacto de una sanción puede ir mucho más allá de lo económico, afectando de manera crítica a la reputación de la empresa”, señaló a este diario Laura Martínez, abogada especializada en protección de datos del bufete Martínez & Galdón Abogados. Para esta experta, un incumplimiento en la protección de datos “puede dañar gravemente la imagen de marca y la confianza de los clientes actuales y potenciales”.

Y es que hoy en día los consumidores están cada vez más concienciados sobre los derechos que les asisten en lo referente a la intimidad de sus datos. Así, cualquier indicio de mal manejo de sus referencias personales puede resultar en la pérdida de clientes y, en casos más graves, en campañas de desprestigio en redes sociales o en foros públicos. “La percepción del cliente sobre cómo se manejan sus datos influye directamente en su decisión de confiar o no en un negocio, por lo que cualquier esfuerzo por crear una campaña de email marketing efectiva puede verse completamente anulado si los destinatarios perciben que sus datos no están siendo tratados con el debido respeto y legalidad”.

Pasos clave para cumplir con la normativa del RGPD

Así, para evitar sanciones y proteger la reputación del negocio, los autónomos y pequeños negocios deben adoptar una serie de medidas antes, durante y después del envío de correos electrónicos comerciales. Entre las más importantes, esta experta señala:

1. Gestión del consentimiento. Es esencial obtener y gestionar adecuadamente el consentimiento de los destinatarios para recibir comunicaciones comerciales. Esto incluye registrar el consentimiento de manera que pueda acreditarse si es necesario y permitir su revocación en cualquier momento, recuerda la abogada de Martínez & Galdón.
2. Interés legítimo y relación contractual. Justificar el interés legítimo para realizar envíos de email marketing y asegurarse de que existe una relación contractual en vigor con el usuario es crucial para evitar infracciones.
3. Comprobación de listas de exclusión. Es necesario verificar que los destinatarios no están registrados en sistemas de exclusión publicitaria, como la Lista Robinson, que protege a los usuarios de recibir comunicaciones no deseadas.
4. Medidas técnicas y organizativas. Implementar medidas técnicas como el cifrado de datos y el envío con copia oculta (BCC) es vital para proteger la información personal de los usuarios. Además, es importante establecer un plazo de conservación de los datos personales y actualizar regularmente la base de datos para evitar errores.

Es clave asegurarse de que los proveedores cumplen también con el Reglamento General de Protección de Datos

Un aspecto crítico en el cumplimiento de la normativa es la relación con los encargados del tratamiento de los datos; es decir, las empresas o proveedores que manejan los datos en nombre del autónomo y su negocio. Es fundamental asegurarse de que estos proveedores cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y que esto quede reflejado en los contratos correspondientes. La falta de cuidado en este aspecto puede resultar en sanciones severas, como lo demuestra la mencionada multa a Vodafone.

Otro riesgo importante es la transferencia internacional de datos personales, que ocurre cuando estos se envían a una demarcación geográfica fuera de la Unión Europea. Si el país receptor no ofrece un nivel adecuado de protección de datos, “los negocios deben utilizar cláusulas contractuales tipo o normas corporativas vinculantes para garantizar que los datos están resguardados de manera adecuada”, continuó Laura Martínez. “Además, es necesario informar claramente a los usuarios sobre la transferencia de sus datos a un proveedor fuera de la UE y las medidas adoptadas para su protección”.

Aunque, según esta experta, la falta de asesoramiento y la escasa concienciación sobre las implicaciones legales del email marketing son dos causas principales de las infracciones. Es vital que los autónomos y pequeños negocios se asesoren adecuadamente antes de lanzar cualquier campaña de email marketing. Lo que incluye evaluar a los proveedores desde una perspectiva legal, revisando sus políticas de privacidad y medidas de seguridad para asegurarse de que cumplen con la normativa.

Además, es recomendable que los negocios informen a sus usuarios de manera clara y comprensible sobre cómo se manejarán sus datos, tanto a nivel nacional como en transferencias internacionales, “y que reconozcan los derechos de los usuarios, como el acceso, rectificación, supresión u oposición al tratamiento de sus datos”, concluyó la abogada.

La supervisión y la concienciación no quitan para seguir estrategias que garanticen resultados

A pesar de los riesgos, el email marketing sigue siendo una herramienta valiosa para muchos pequeños negocios. Según datos recientes, uno de cada tres negocios españoles afirman que el 20% de sus ingresos proviene directamente de estrategias en este terreno, y en algunos casos, este porcentaje puede ascender al 60%.

Para maximizar los beneficios del email marketing, mientras se asegura el cumplimiento de la normativa, es importante seguir algunas estrategias clave:

• Recolección de Direcciones de Email. La construcción de una base de datos sólida y legal es el primer paso. Es fundamental obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de enviarles cualquier comunicación comercial. Esto se puede lograr ofreciendo incentivos como descuentos de bienvenida, boletines informativos, o mediante la colaboración con otras empresas.
   
• Automatización de correos electrónicos. Los correos automatizados, como los que se envían tras un carrito abandonado o recomendaciones de productos basadas en compras anteriores, pueden ser extremadamente efectivos. Estos correos suelen generar un alto porcentaje de interacciones y conversiones, lo que los convierte en una herramienta poderosa para aumentar las ventas.

• Personalización y Segmentación. La personalización de los correos electrónicos basados en el comportamiento del usuario, como sus compras anteriores o su historial de navegación, puede aumentar significativamente la tasa de conversión. Es importante que estas comunicaciones sean relevantes y ofrezcan un valor real al destinatario.
   
• Sinergia entre ventas online y offline. Aunque el email marketing es una herramienta digital, puede fortalecer tanto las ventas a través de la web como en tiendas físicas. Por ejemplo, ofrecer descuentos utilizables en tiendas físicas a través de correos electrónicos puede crear una sinergia efectiva entre ambos canales de venta.