Los inspectores de Trabajo explican qué documentos deben presentar los autónomos si reciben una visita

Los autónomos con asalariados y negocios deben cumplir con un importante número de obligaciones en material laboral y de prevención de riesgos. Más aún en los últimos años, después de la aprobación de diferentes medidas aprobadas por el Gobierno. En concreto, los trabajadores por cuenta propia acumulan más de diez registros y protocolos esenciales, que deben mantener actualizados para evitar sanciones.

La Inspección puede solicitar estos documentos a los negocios en cualquier momento. En algunos casos, deberán tenerlos in situ en sus centros de trabajo. Y, en otros, los inspectores permiten a los autónomos con asalariados y negocios entregarles la información en un plazo concreto a través del correo electrónico.

Por ello, desde el Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (STISS) recomendaron a los autónomos y negocios que, “en la medida de lo posible, cuenten con todos los documentos digitalizados, porque muchas de las actuaciones ya se hacen por vía electrónica, y se solicita documentación por correo electrónico.”

Consultadas por este diario, las mismas fuentes repasaron los principales documentos que los autónomos con empleados y los negocios deben mantener actualizados y en el centro de trabajo, ante una posible Inspección, para evitar unas cuantiosas sanciones que, incluso, podrían poner en riesgo la viabilidad de la propia empresa.

¿Qué documentos deben mantener actualizados los negocios ante una Inspección de Trabajo y Seguridad Social?

Ana Ercoreca, presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, explicó a este diario que, “por norma general, la Inspección suele solicitar a los autónomos y negocios la documentación relativa al paquete laboral, por un lado; y de prevención de riesgos, por otro”, donde se incluyen las siguientes obligaciones:

Documentos en materia laboral

• Contratos de los trabajadores.
• Recibos de los salarios firmados. “Es decir, las nóminas.”
• Justificantes de pago.
• Registro de jornada. “Este documento debe estar disponible para la Inspección en cualquier momento, y se debe guardar durante cuatro años”, recordó la presidenta del STISS.
• Permisos de actividad.
• En el caso de trabajadores con discapacidad, “se pedirá el contrato, las medidas alternativas de adaptación…”
• Planes de igualdad, en caso de estar obligados.
• Certificado de estar al corriente con las obligaciones con la Seguridad Social.

Así, los negocios deben mantener en el centro de trabajo el registro horario de sus empleados actualizado, ya sea en papel o electrónico. Sobre este asunto, como ya contó este diario, la Inspección está haciendo hincapié, como prueba el hecho de que las multas a los negocios se han multiplicado desde su entrada en vigor. En concreto, “ya supone el 90% de las actuaciones que investigamos.”

Documentos en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Por su parte, Ana Ercoreca explicó a este diario que la Inspección suele solicitar a los negocios documentos y pruebas que demuestren que cumplen con la legislación en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Principalmente, son los siguientes:

• Concierto con el servicio de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) en caso de estar externalizado.
• Evaluación.
• Formación.
• Equipos de Protección Individual (EPI) en caso de necesitarlos.
• Reconocimientos médicos.

Sobre este asunto, “si hay un accidente de trabajo o un control de empleo en materia de altas temperaturas, como ha ocurrido este verano, la Inspección está pidiendo a los negocios toda la documentación y pruebas de que cumplen con sus obligaciones en materia de prevención, no sólo en las áreas relativas a las altas temperaturas”, explicó la presidenta del STISS.

Además de estos documentos, que Ana Ercoreca consideró como esenciales, “según la campaña o el motivo de la Inspección, se pueden pedir al negocio otra serie de documentos e información más detallada sobre las áreas concretas.”

La Inspección cada vez pide más a los negocios que entreguen su documentación por correo electrónico

La presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social explicó a este diario que hay determinados documentos “que tienen que estar sí o sí en la sede del negocio, como el registro de jornada, pero en otros casos no tienen por qué estar en el centro de trabajo, ya que en muchos negocios son sus gestorías y asesorías las que disponen de los contratos, los recibos de salarios y otro tipo de documentación.”

Por ello, desde el STISS recomendaron a los negocios mantener el máximo de documentación posible en formatos digitales, como un PDF que puedan enviar fácilmente por correo electrónico en caso de que la Inspección así lo solicite. “Lo realmente importante es que, cuando se le solicita por parte de la Inspección, el negocio cumpla y lo mande, sea por correo electrónico o presencialmente. Cada vez más se está haciendo por medios electrónicos, y después los inspectores lo añadimos al expediente”, afirmó Ana Ercoreca.

Asimismo, dependiendo de la documentación que se solicite al negocio, la Inspección suele dar unos plazos diferentes para enviarlo por correo electrónico. “No es lo mismo un accidente de trabajo que una visita rutinaria, o la época del año en la que se haga. Aunque lo normal suele ser, de media, un plazo de una o dos semanas”, explicó.

Sin embargo, en el momento actual, durante las vacaciones de verano “suelen darse plazos más largos, puesto que muchos autónomos no están en sus centros de trabajo, ni tampoco sus gestorías o graduados sociales. En este último caso, desde la Inspección se suelen gestionar determinados asuntos directamente con ellos”, concluyó Ana Ercoreca a este medio.