Hacienda repasa los plazos que tienen los autónomos para deducir gastos pasados en IVA, IRPF o Sociedades

Hacienda permite a los autónomos deducir varios años después los gastos que olvidaron incluir en anteriores años, ya sea por haber extraviado una factura o por haber cometido un error al completar las autoliquidaciones. Sin embargo, según recordaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, este plazo de 'caducidad' dependerá de si la deducción a aplicar es en IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades.

Estas mismas fuentes apuntaron que, desde la última sentencia del Tribunal Supremo que declaró como imprescriptibles los gastos en algunos casos tanto en el Impuesto de Sociedades como en el IRPF, los plazos pueden depender de varios factores. Por ejemplo, si un autónomo tributa en módulos o no,  o incluso de si va por el régimen de criterio de caja.

Habitualmente se entendía que los autónomos y pequeños negocios tenían derecho a aplicar la deducción de un gasto que olvidaron en años anteriores, siempre y cuando no hubieran pasado más de cuatro años. Este plazo era el que se aplicaba por norma general hasta la sentencia que emitió el Tribunal Supremo a mediados de este año. Desde aquel momento, apuntaron fuentes de la Agencia Tributaria, se estableció una doctrina que permite a los pequeños negocios deducir los gastos que olvidaron contabilizar en anteriores ejercicios, aún cuando ya hayan prescrito.

¿Cuándo caduca la deducción de los gastos que olvidaron incluir los autónomos en IVA, IRPF o Sociedades?

Por lo tanto, el plazo de prescripción depende del impuesto en el que quiera aplicar la deducción el autónomo. En IVA, por ejemplo, se permite deducir en las autoliquidaciones trimestrales o anuales los gastos soportados como máximo "cuatro años después del momento de devengo de las cuotas deducibles".  Pero en IRPF, dependiendo de la modalidad por la que tribute el trabajador por cuenta propia, el gasto se podría considerar imprescriptible.

Plazo de caducidad en IRPF: dependiendo del régimen de tributación

Aunque por norma general el plazo de caducidad de los gastos solía ser de cuatro años, con la aplicación de la doctrina del Tribunal Supremo, se podría considerar en algunos casos que los gastos en IRPF no prescriben.

Según explicaron desde la Agencia Tributaria, esta doctrina se aplica sólo a estimación directa, por lo que los autónomos en módulos o que tributan en criterio de caja -con el que pagan impuestos en el momento en el que cobran-, el plazo sigue siendo el mismo. 

Por lo tanto, los plazos serían los siguientes:

• Autónomos en módulos y criterio de caja: la deducibilidad de los gastos caduca a los cuatro años
• Resto de autónomos en estimación directa: la deducibilidad de los gastos no prescribe.

Plazo de caducidad en Sociedades: los gastos no prescriben, pero dependen de la contabilidad

Por otro lado, y también desde la última sentencia del Tribunal Supremo, se permite que los negocios deduzcan los gastos que olvidaron contabilizar en años anteriores. Esto último sin importar cuánto tiempo haya pasado desde que se olvidó el gasto.

Eso sí, según apuntaron desde la Agencia Tributaria, la deducción sólo está permitida siempre y cuando, comparando ambas declaraciones, la aplicación de esta desgravación no suponga pagar menos impuestos.

Para ilustrar mejor este caso, el abogado Pablo G. Vázquez propuso el ejemplo de un negocio que contabilizó un gasto seis años después de haberse producido -mientras que el plazo de prescripción en sociedades suele ser de cuatro y medio-.

El ejemplo explica el caso de un negocio que hizo un gasto de reparación que hizo un negocio en el año 2018 y pagó una factura por importe de 300 euros. La sociedad olvidó este gasto y ha decidido contabilizarlo este 2024. Lo que dice la ley es claro: se puede hacer siempre y cuando al deducir este gasto la empresa el resultado no sea inferior al que hubiera tenido en la anterior declaración.

Si en 2018 el negocio tuvo un resultado de 1.000 euros a pagar y en 2024 le salen 1.500 euros incluyendo este gasto, se cumpliría la excepción y, según la Ley del Impuesto de Sociedades, tendría posibilidad de deducirlo.

Plazo de caducidad en IVA: cuatro años

Según explicaron desde Hacienda, en IVA la normativa es clara y desde el momento en el que se realiza la operación, hay un plazo de cuatro años para efectuar la deducción. Si no se aplica en este tiempo, caducaría.

Siempre que un gasto sea deducible en IVA, se permite incluirlo hasta cuatro años después del nacimiento del derecho, y en la declaración correspondiente. Esto significa, por un lado, que la fecha de partida que hay que tener en cuenta no es la del gasto como tal, sino la de emisión de la factura, ya que es ésta la que marca el momento en el que "nace el derecho a deducción".  Además, hay que tener en cuenta que los años, en materia de impuestos, no siempre tienen porque ser naturales. 

Así, la Agencia Tributaria puso el ejemplo de un empresario que localiza dos facturas que había extraviado hace años para ejemplificar si se podría aplicar la deducción, o por el contrario, ya habría caducado el derecho.

En este caso, las facturas extraviadas serían dos: una correspondiente a un servicio que se le prestó en 2014 y otra de una compra de bienes recibidos en 2018. 

Teniendo en cuenta que el impuesto donde se va a aplicar la deducción fuera IVA o IRPF para autónomos en módulos o criterio de caja, según explicaron desde la Agencia Tributaria, "la cuota soportada por el servicio no es deducible porque han pasado más de cuatro años desde que se efectuó el mismo". 

Por el contrario, la cuota soportada en la adquisición de los bienes podría deducirla en cualquier impuesto porque no han pasado cuatro años desde que los bienes se pusieron a disposición del comprador.

Deducir gastos de ejercicios anteriores "aumenta el riesgo de comprobación"

Ahora bien, según los expertos en materia fiscal consultados por este diario, aunque el plazo de caducidad de las deducciones pueda ser de cuatro años o incluso indefinido, no es menos cierto que toda cuota que se incluya de periodos anteriores, va a aumentar el riesgo de que haya una comprobación por parte de la Agencia Tributaria.

No hay que olvidar que Hacienda cruza constantemente todos los datos, de diferentes contribuyentes, proveedores y clientes, a través de decenas de fuentes. Y en las autoliquidaciones no aparece ninguna fecha, sino tan sólo el importe de las cuotas. Por lo que Hacienda va a ver un gasto en la liquidación que, en realidad, no sabe de dónde sale.

Por eso, es importante entender que esta operación es excepcional. "La regla tiene que ser que las facturas se incluyan en el periodo de liquidación en el que se tienen que incluir. No hacerlo, por el motivo que sea, debe ser algo puntual ya que Hacienda cuenta con mecanismos automáticos de comprobación, como el contraste con el modelo 347 , que le dice las transacciones que ha tenido el autónomo con sus proveedores, entre otras muchas fuentes", explicó en su momento José Carlos Piñero, director del área jurídica de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA).

Esto significa que incluir una factura que no corresponde a ese periodo que se está declarando es perfectamente legal pero "el autónomo tiene muchas más opciones de sufrir una comprobación, porque automáticamente el sistema va a detectar un desfase y es posible que envíe un requerimiento para verificar cuál es el origen de esa cuota soportada y porqué se ha incluido en esta declaración", añadió Piñero.