Los economistas repasan los documentos que necesitan los autónomos para constituir una sociedad
Cuando un emprendedor decide poner en marcha una sociedad, no es infrecuente que se enfoque en desarrollar la idea de negocio, dejando relegados otros aspectos burocráticos importantes, pero que son esenciales para comenzar la actividad. Este es el caso de la documentación necesaria para poder abrir la sociedad en cuestión.
Como explicó a este medio Jorge Capéans, secretario técnico de Economistas Contables (EC) del Consejo General de Economistas (CGE), entre los principales documentos que necesita un emprendedor para poner en marcha una empresa se encuentran la obtención del NIF provisional y definitivo, la inscripción en el Registro Mercantil, la escritura ante notario o la apertura de la cuenta bancaria de la sociedad, entre otros.
Además, destacó, la sociedad es una alternativa atractiva para aquellos autónomos que quieren limitar la responsabilidad del capital que se invierte, si bien es importante tener claro cuál es la forma jurídica que más conviene al trabajador por cuenta propia, o valorar si realmente es más interesante tener una sociedad o trabajar como persona física. Entre otras cosas por los costes iniciales.
El coste de tramitar y obtener estas acreditaciones puede puede incrementar en 500 euros o más el coste de abrir una empresa, además de las aportaciones mínimas necesarias para la constitución de la sociedad, de 3.000 euros en el caso de las sociedades limitadas y de 60.000 en las sociedades anónimas.
En ese sentido, una forma de abaratar estos costes es tramitar la constitución de la empresa a través de los puntos PAE -Punto de Atención al Emprendedor-, como explicó a este medio el economista, con los que estos costes iniciales puede bajar a unos 350 euros.
Estos son los documentos que necesitan los autónomos que deciden abrir una empresa
Según las fuentes consultadas, los emprendedores desarrollan su actividad económica empresarial principalmente bajo dos formas jurídicas: S.L. y S.A. -Sociedad de Responsabilidad Limitada y Sociedad Anónima, respectivamente-. Independientemente de la figura jurídica elegida para llevar a cabo la actividad, todos los emprendedores necesitan tramitar una serie de documentos iniciales para poder desarrollar la actividad.
Certificado negativo de denominación social
Este documento lo emite el Registro Mercantil Central. Con él, se acredita que el nombre o denominación que el emprendedor ha elegido para identificar a su empresa no se encuentra ya registrado o reservado, según apuntó Capéans.
Esta denominación de la sociedad es imprescindible para poder constituir la empresa y, una vez recibida, deberá procederse a inscribir la empresa en el Registro Mercantil. Una vez que haya emitido este documento, la denominación escogida queda reservada por un plazo de seis meses. Este es el tiempo del que dispone el autónomo para inscribir la sociedad ante el notario.
Además, esta acreditación también es necesaria para poder realizar modificaciones de la denominación social del negocio o empresa.
Estatutos sociales
Los estatutos sociales de la empresa son los documentos que disponen las normas que regulan la constitución y el funcionamiento de la sociedad en cuestión, y son necesarios para tramitar el resto de credenciales que sirven para abrir la empresa. En estos archivos se fijan los derechos y las obligaciones y la competencia de los órganos directivos, así como los datos e información relevante de la sociedad.
En términos generales, debe recoge la denominación social, el domicilio social, los datos identificativos de los socios, el objeto de la actividad social de la empresa -cuál es la actividad económica que se desarrolla-, el capital social y las participaciones o acciones de la misma, su valor nominal, los órganos de gobierno -Junta Directiva y órgano de Administración- y cómo van a deliberar y tomar sus acuerdos, la fecha de comienzo y quiénes son los representantes legales.
En el caso de abonar los honorarios a un profesional para la elaboración de los estatutos también se incrementará el coste, "aunque lo habitual es que los elabore el notario", explicó Capéans. La alternativa de contratar un abogado o asesor puede ser necesaria especialmente en aquellas situaciones en que haya que introducir determinadas cláusulas que requiera la sociedad.
La certificación de la cuenta bancaria
El emprendedor también deberá proceder a la apertura de la cuenta bancaria de la sociedad. En esta cuenta, deberá hacer las aportaciones necesarias para la constitución de la empresa a partir de su forma jurídica -3.000 euros en las Sociedades Limitadas y 60.000 en las Sociedades Anónimas como importe mínimo-.
Una vez realizada esta aportación dineraria, la entidad bancaria proporcionará al emprendedor un certificado de esta aportación llevada a cabo, que será necesaria para proceder a la escritura pública ante el notario, que establece la constitución de la empresa.
La escritura ante notario
Para proceder a este paso son necesarios los documentos anteriores. En este caso, el socio o socios fundadores firmarán la escritura pública de constitución de la sociedad ante el notario, o bien sus representantes legales o apoderados. En la escritura de constitución se indicará:
- La identidad de los socios fundadores.
- La identidad de las personas que inicialmente administren la sociedad.
- Los Estatutos de la Sociedad.
- La voluntad de constituir una sociedad de capital, indicando el tipo social escogido (Sociedad de Responsabilidad Limitada o Sociedad Anónima).
- Las aportaciones que cada socio realice, que se complementará con la aportación del certificado bancario, en caso de aportación dineraria.
- En las sociedades anónimas deberá constar, además, la cuantía aproximada de los costes de constitución.
Con esta escritura debe entregarse también el acta de titularidad real para identificar a aquella persona o personas que ostentan el control de más del 25% de la sociedad.
El NIF provisional y el NIF definitivo
Cuando un emprendedor decide trabajar por cuenta propia y montar su empresa, uno de los primeros documentos que necesita es el NIF provisional. El Número de Identificación Fiscal provisional se adquiere mediante su solicitud a la Agencia Tributaria. Su acreditación se consigue una vez que se ha tramitado y obtenido la escritura de constitución de la sociedad.
Como bien refleja su nombre, este NIF provisional es temporal. Tiene un uso limitado de seis meses y, una vez culminado el plazo, debe cambiarse por un nuevo NIF, “que será el definitivo”, explicó Capéans. Este nuevo NIF se obtendrá cuando ya se haya culminado todo el proceso de constitución de la empresa.
La inscripción en el Registro Mercantil
La escritura de constitución de la sociedad debe inscribirse posteriormente en el Registro Mercantil. Sin esta inscripción, la empresa no puede adquirir la personalidad jurídica. A su vez, este paso permitirá después obtener el NIF definitivo para proceder a registrar la sociedad ante Hacienda y la Seguridad Social.
Dependiendo del domicilio social de la empresa, este trámite se llevará a cabo en una delegación del registro mercantil u otra. A su vez, la documentación necesaria para proceder a la inscripción es la siguiente:
- El NIF de la sociedad. Copia de este número de identificación fiscal o del Documento Nacional de Identidad.
- La escritura pública. Formaliza su constitución, por lo que debe aportarse en el procedimiento de inscripción.
- El Modelo 600. Sirve para tramitar la liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales. “No se abona ninguna cantidad, pero debe presentarse”.
- El certificado de sociedad laboral. Solo para las sociedades que se acrediten bajo esta forma.
“Una vez que la escritura está inscrita en el registro, los emprendedores ya pueden presentar en la Agencia Tributaria la solicitud del NIF definitivo y las altas censales”, añadió Capéans.
Obtención del alta censal en el IAE y en el régimen correspondiente de la Seguridad Social
Una vez inscrita la constitución de la sociedad en el Registro Mercantil y obtenido el NIF definitivo, deberá presentarse a través del Modelo 036, informando a Hacienda del inicio de las actividades.
También, será necesario obtener el alta en el régimen correspondiente de la Seguridad Social. “Si es socio único y sin trabajadores, tramitará el alta de autónomo. Y si tiene trabajadores, tendrá que darse de alta como empresa en la Seguridad Social y dar de alta a los empleados”.
Licencia de actividad
Como apuntó el secretario técnico, para llevar a cabo determinadas actividades comerciales, industriales o profesionales también puede ser necesario solicitar la licencia de actividad. “En estos casos, será necesario acudir al Ayuntamiento para que entregue la licencia de actividad”.
