Estos son los gastos que están obligados a asumir los autónomos por sus empleados teletrabajando en 2024

En los últimos años, ha ido aumentando el número de pequeños negocios y autónomos que apuestan por un modelo híbrido para sus empleados que compatibilice el teletrabajo y el trabajo presencial. Del mismo modo, también son más los negocios que apuestan por el trabajo a distancia al 100%. 

Ya en el año 2002, en el ámbito comunitario, los interlocutores sociales europeos firmaron el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo, revisado en 2009. Este Acuerdo otorgaba a los trabajadores a distancia la misma protección global que a los que ejercen sus actividades en oficinas y mencionaba expresamente la competencia por parte del empleador de dotar de equipos de trabajo a los empleados, cubrir los costes de las comunicaciones y proporcionar apoyo técnico. 

Con la llegada de la pandemia de la Covid-19 la opción del teletrabajo se convirtió en algo casi forzado en muchos casos y, El artículo 5 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, estableció el carácter preferente del trabajo a distancia, poniendo en la empresa la responsabilidad de adoptar las medidas oportunas, aunque lo trataba como una norma excepcional y de vigencia limitada. 

Estas formas de trabajo, han ido sumando adeptos desde entonces y la legislación ha ido consolidándose a este respecto. En 2021 apareció la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, que en su artículo 12 señalaba claramente que la empresa debe sufragar o compensar los gastos que implique teletrabajar. 

¿Qué gastos deben asumir los autónomos por sus empleados teletrabajando en 2024?

• Medios, equipos y herramientas de trabajo 

La legislación es bastante clara a este respecto y en el Artículo 12 - que habla directamente del derecho al abono y compensación de gastos- se deja claro que el desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral. 

De esta forma, mediante este artículo se deduce que la empresa debe ser la que asuma todos los gastos derivados del teletrabajo, indicándose de manera expresa que tendrán la consideración de gastos todos aquellos vinculados a los equipos informáticos que vaya a utilizar el empleado, así como todos los medios y resto de herramientas que pueda necesitar para su desempeño laboral. 

• Suministros 

Ya en el mencionado artículo 12 de la Ley se habla de la obligación de los autónomos y empresas de asumir los gastos de sus empleados que tengan que ver con los medios necesarios para teletrabajar. En este contexto, los suministros de luz e internet, fundamentales para el desempeño de las funciones, deben asumirse por parte del empleador. 

Sin embargo, el abogado laboralista y profesor en Derecho del Trabajo y Habilidades en la Universidad Internacional de La Rioja, Luis San José aclaró que “los jueces están reconociendo que los empleadores deben procurar las herramientas necesarias como ordenador, teclado, ratón, teléfono móvil, si fueran necesarios, así como los gastos de suministro eléctrico e internet, pero los tribunales están rechazando que los empresarios deban pagar todos los gastos de forma genérica”. 

Luis San José remarcó que, “en este caso, se entiende que los gastos que debe pagar la empresa deben ser no todos sino los que se requieran directamente para su trabajo –el de los empelados-, eso sí”. Según la opinión del experto, el cálculo de los costes de electricidad e internet puede llevarse a cabo teniendo en cuenta tanto los metros de uso de la vivienda durante la jornada de trabajo como el tiempo de trabajo”. 

• Material ergonómico  (sillas y otros muebles)

En cuanto al material ergonómico, ya la Audiencia Nacional, en una sentencia del 13 de octubre del 2023 aclaró qué va a pasar con el material ergonómico de los empleados en situación de teletrabajo y dice que no puede incluirse dentro de los gastos que debe asumir el autónomo.  

El experto consultado entiende que sí deben incluirse estos gastos entre los que competen a la empresa. Por ejemplo “la silla del salón puede ser contraria a la salud del trabajador” y, en casos como estos, apunta, “ por prevención de riesgos laborales debería incluirse, aunque la Audiencia Nacional en su doctrina dice que el material ergonómico, como una silla ergonómica, no se incluye dentro de los costes que debería asumir la empresa”. 

San José explicó que, para poder justificar estos gastos, la empresa debe acudir al servicio de prevención. “La misma empresa debería consultar a prevención de riesgos si la silla que está utilizando podría afectar a la salud del empleado".

El abogado laboralista y profesor de la UNIR Luis San José tiene claro que “las sentencias son caso por caso, y en el caso del 13 de octubre del 23, la Audiencia Nacional dijo que no, pero yo entiendo que por prevención de riesgos debería ser que sí, ya que los trabajadores deben tener los mismos elementos para su trabajo presencialmente que en el teletrabajo”. 

• Dietas y transporte 

La comida y los desplazamientos son otro punto que también podría entrar en discordia.  La audiencia nacional en una sentencia del 30 de junio del 2021 descartó que los teletrabajadores tuvieran derecho a complemento de transporte, “lo que es normal porque al prestar el servicio en remoto no pueden reclamar esos conceptos retributivos vinculados a la presencialidad”, en palabras de Luis San José. 

Esto último salvo que el empleado "vaya presencialmente en momentos puntuales. En ese caso se calcularía la parte proporcional. La proporcionalidad en todos estos casos es lo que tiene que primar”, dijo el abogado. 

En cuanto a los tickets restaurantes también hay una sentencia del Alto Tribunal en la que se descarta que los trabajadores tengan derecho a ello.  

¿Cómo deben compensar los negocios los gastos de teletrabajo de sus empleados?

En el Artículo 12 de la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, se establece que los convenios o acuerdos colectivos podrán establecer el mecanismo para la determinación, y compensación o abono de estos gastos. 

Hay convenios colectivos del sector y convenios colectivos de empresa que ya empiezan a regular la compensación de gastos por trabajo a distancia. Pero, en términos generales, si el convenio no dice nada, “será la política de empresa la que, mediante acuerdo con representante de los trabajadores (RLT) determine cómo se van a compensar los gastos. Y tiene que ser justo y proporcional, por lo que debe hacerse un estudio muy claro de los costes a establecer. Cada trabajador tiene un gasto diferente, entonces se ha de hacer un control  de los gastos que puedan tener los empleado y se hace una media y un cálculo proporcional”, apuntó San José. 

Ahora bien, ¿cómo establecer esa proporcionalidad de gastos dentro de un domicilio? El experto en materia laboralista, arrojó luz a este respecto y apuntó que “debe hacerse siempre una política de empresa negociada con los trabajadores. Y si no tenemos representación, como sería el caso de un pequeño negocio o de los autónomos, debería negociarse directamente entre empleador y empleado y dejar constancia de cómo articular la compensación en el mismo acuerdo".