Los autónomos podrían tener que devolver el Kit Digital si su agente digitalizador no justifica la ayuda

Ya hace más de dos años que se puso en marcha el Programa Kit Digital, la línea de ayudas a la digitalización más solicitada de la historia. Según los últimos datos disponibles, Red.es había concedido hasta finales de 2023 más de 310.000 bonos digitales. Estos cheques han permitido a los autónomos y pequeños negocios implantar distintas soluciones digitales, desde páginas web hasta programas de facturación. 

Sin embargo, como cualquier otra ayuda, el Kit Digital está sujeto a determinadas condiciones y obligaciones previstas en la Ley de Subvenciones. Y su incumplimiento puede dar lugar a la devolución de las ayudas. De hecho, según pudo saber este diario, ya hay autónomos que están recibiendo cartas donde se les avisa de que ellos o sus agentes digitalizadores han incumplido alguna de los requisitos del programa -normalmente la de justificación- y podrían tener que devolver una parte o incluso la totalidad del bono.

Como ya avanzó este diario en su momento, desde que el autónomo o empresa recibe esta ayuda, empiezan a correr determinados plazos. En primer lugar, se tendrá que firmar un acuerdo con el agente digitalizador y empezar a consumir el bono en el plazo de seis meses para no perder el dinero. Además, y casi más importante, es cumplir con las obligaciones relativas a la justificación. Esta fase incluye la firma de algunos documentos y el envío de determinados justificantes y recibos a Red.es. 

Si bien es cierto que esta fase de justificación la tiene que llevar a cabo, en su mayor parte, el agente digitalizador, la responsabilidad es tanto del autónomo beneficiario como de la empresa digitalizadora. Según recordaron desde Red.es "cuando un acuerdo es validado es muy importante que todas las fases queden finalizadas y justificadas correctamente puesto que, de no ser así la empresa beneficiaria de la ayuda -es decir, el autónomo-, puede incurrir en un incumplimiento de lo dispuesto en las Bases Reguladoras del Programa".

Los autónomos podrían tener que devolver una parte del Kit Digital si el agente digitalizador no justifica la ayuda

Esto, según Red.es, podría suponer el requerimiento, "de reintegro de la parte ya abonada al agente digitalizador en la primera fase más los intereses de demora". Este "requerimiento de reintegro se le haría a la empresa beneficiaria del programa Kit Digital". En otras palabras: aunque sea el agente digitalizador el que no cumpla con su responsabilidad de justificar correctamente la implantación del servicio en plazo, el que tendrá que devolver una parte del dinero será el autónomo.

Según explicaron desde Red.es, toda esta información viene recogida en las bases reguladoras del Programa publicadas el 30 de diciembre de 2021 en el Boletín Oficial del Estado, y en las correspondientes convocatorias que se pueden consultar también en la web https://www.acelerapyme.gob.es/kit-digital.

Cualquier incumplimiento de estas bases del programa supondría consecuencias para ambas partes. Por un lado, para el agente digitalizador implicaría no cobrar la parte correspondiente de la fase dos -que suele ser entorno a un 40% de la solución-.  Para la empresa beneficiaria de la ayuda supondría el reintegro de la subvención correspondiente ya abonada al agente digitalizador en la primera fase, junto con los intereses de demora. 

Este diario pudo acceder a una de las cartas donde se avisa a un autónomo beneficiario del incumplimiento de la obligación de justificar las ayudas por parte de su agente digitalizador. En la misiva se le advierte además de que esto podría suponer la pérdida del derecho a cobro e incluso el reintegro de una parte de la subvención.

La carta termina informando de la pérdida de derecho a cobro de esta solución que no se justificó correctamente, y que en este caso era de 1.000 euros.

Red.es recuerda la importancia de elegir correctamente al agente digitalizador

Si bien es cierto que prácticamente todo el proceso de justificación es responsabilidad del agente digitalizador, cualquier fallo suyo puede acarrear consecuencias directas para el beneficiario. De ahí la importancia de elegir a la empresa digitalizadora adecuada.

Una vez que la empresa beneficiara recibe la ayuda "es importante que elija bien a su agente digitalizador, pues es quien implantará la solución o soluciones elegidas, y le acompañará en todo el proceso. Será además el encargado de justificar la implantación y la posterior prestación del servicio", apuntaron fuentes de Red.es

De hecho, avisaron desde Red.es, de "su correcta justificación dependerá el cobro y completar todas las fases correctamente, y, por consiguiente, no incurrir en incumplimientos que puedan derivar en pérdidas de derecho de cobro, tal y como se recoge explica en el vídeo mencionado anteriormente".

Obligaciones del programa Kit Digital y consecuencias de incumplirlas

Según recordaron desde Red.es, hay varias obligaciones desde el comienzo del programa que afectan tanto a los beneficiarios como a los agentes digitalizadores.  En primer lugar, los beneficiarios deben tener en cuenta que, una vez notificada la concesión de su bono, tienen seis meses para utilizarlo.

Es importante cumplir con estos plazos ya que, según advierten desde Red.es, una vez transcurridos esos seis meses, “todo el dinero del bono que no se haya consumido se perderá”. Tras la firma de los acuerdos empezará la primera fase de implantación.

Cuando ya se ha firmado el acuerdo, el funcionamiento del programa Kit Digital cuenta con dos fases definidas: la fase de implantación y la fase de prestación del servicio. Es importante recordar que ambas deben ser ejecutadas y justificadas correctamente. El proceso de verificación de la justificación es realizado por Cámara de España, como entidad colaboradora del programa. 

La primera fase comienza cuando Red.es valida un acuerdo de prestación de servicios suscrito entre la empresa beneficiaria de la ayuda y el agente digitalizador que haya elegido. A partir de ese día, el agente digitalizador cuenta con tres meses para implantar la solución o soluciones elegidas por la empresa beneficiaria. Además, en ese mismo periodo tendrá que emitir la factura de los servicios implantados.

El Agente digitalizador tiene que implantar adecuadamente la solución. Pero también tiene la responsabilidad de justificar en ese tiempo el trabajo que ha realizado en cada una de las fases, puesto que es quien cobrará la cuantía de los servicios implantados.

De hecho, para cobrar la primera parte  del servicio se debe haber justificado correctamente y en ese plazo de tres meses la primera fase de implantación.  Después, la factura se tiene que emitir en los tres meses tras la validación del acuerdo entre el autónomo beneficiario y el agente digitalizador. Esta fecha, según Red.es, es importante porque es la que dará comienzo a la fase dos.

A partir del comienzo de esta fase es cuando el agente digitalizador tiene que prestar durante doce meses los servicios de la solución que ya ha implantado. Pasados esos doce meses, el agente digitalizador -al igual que en la primera fase- tiene la obligación y la responsabilidad de justificar el haber prestado el servicio durante ese tiempo.  Tras ello, Red.es efectuaría el segundo pago correspondiente a la segunda fase.

Las consecuencias de incumplir cualquier fase son para ambos: autónomo beneficiario y agente digitalizador

Incumplir cualquiera de las obligaciones del Kit Digital desde el momento en el que se notifica la concesión de la ayuda, puede acarrear consecuencias tanto para los agentes digitalizadores como para los beneficiarios.

Por un lado, para el agente digitalizador implicaría no cobrar la parte correspondiente de la fase dos. Para la empresa beneficiaria de la ayuda supondría el reintegro de la subvención correspondiente ya abonada al agente digitalizador en la primera fase, junto con los intereses de demora.

Las obligaciones que asumen tanto la empresa beneficiaria como el agente digitalizador se encuentran recogidas en las bases que regulan el funcionamiento del programa.