Guía práctica para que los autónomos y pequeños negocios saquen partido a la Inteligencia Artificial

1. Bien empleada, la IA puede mejorar significativamente la eficiencia de un autónomo o un pequeño negocio
2. Diez casos de uso prácticos de ChatGPT
   • Redactar y corregir correos electrónicos
   • Analizar y resumir documentación
   • Crear presentaciones o presupuestos
   • Organizar el trabajo
   • Analizar la atención al cliente
   • Crear mensajes de ayuda o tutoriales para responder preguntas frecuentes
   • Conseguir ideas para contenidos
   • Traducir
   • Editar textos
   • Cambiar una página web
3. Utilizar correctamente ChatGPT requiere precisión en las instrucciones
4. Precauciones generales en el uso de la inteligencia artificial

La inteligencia artificial (IA) avanza rápidamente y cada día aparecen nuevas aplicaciones y funcionalidades. Sin embargo, sólo el 2% de los pequeños negocios utilizan esta tecnología, según la última edición del Barómetro de adopción de la inteligencia artificial en las pymes españolas, elaborado por Indesia. En particular, casi el 82% de las micropymes, los negocios con menos de diez empleados, confiesa que no hace uso de la IA debido a la falta de conocimientos.

Contra lo que muchos piensan, la IA ni es exclusiva de las grandes compañías ni de los que saben de informática. De hecho, casi cualquier pequeño negocio puede beneficiarse enormemente de su implementación gradual en su día a día. Ya sea para corregir o traducir y adaptar mensajes de correo electrónico, para crear presentaciones con las que perseguir ventas o elaborar tutoriales para los clientes.

Bien empleada, la IA puede mejorar significativamente la eficiencia de un autónomo o un pequeño negocio

Es en este contexto donde entra ChatGPT, una inteligencia artificial desarrollada por OpenAI, que lleva acaparando bastante atención en los últimos meses. “Y es que, por un lado, parecía prometer poco menos que milagros, y, al mismo tiempo, había quien denunciaba un riesgo por la posible pérdida de ciertos empleos”, aseguró a este diario Javier Navarro Sánchez, director técnico de InnovAI Solutions.

Según este experto en IA, “se puede afirmar que, al menos por el momento, el potencial de esta tecnología está en un punto medio. Utilizado de forma adecuada, puede mejorar significativamente la eficiencia de un autónomo o un pequeño negocio, aunque aún no es la solución definitiva para todos los problemas”.

En este sentido, hay que tener en cuenta que ChatGPT es un modelo de lenguaje. Es decir, funciona como un asistente virtual, capaz de comprender y generar texto de manera coherente. Por otro lado, puede analizar grandes volúmenes de texto y ofrecer respuestas personalizadas a una variedad de consultas. “Es capaz de facilitar el trabajo de los emprendedores en aspectos como la comunicación con los clientes, en tareas repetitivas de escritura o a la hora de obtener ideas”, continuó Javier Navarro Sánchez. Y con una versión totalmente gratuita, cuanto menos les da algo de tiempo para concentrarse en los aspectos clave de su negocio sin ningún coste”.

Diez casos de uso práctico de ChatGPT

¿Cómo están usando los autónomos y los emprendedores ChatGPT en sus negocios? El director técnico de InnovAI Solutions propone algunos ejemplos útiles y muy sencillos, acompañados de las instrucciones que habría que indicar en la conversación de la herramienta. Pueden incluso copiarse y pegarse tal cual.

Redactar y corregir correos electrónicos

ChatGPT puede ayudar a redactar correos electrónicos a partir de un contexto. Cuanto menos, es posible obtener una plantilla básica que es posible adaptar según las necesidades. De igual manera, permite revisar y sugerir mejoras en los correos electrónicos, incluso cambiando el tono según las instrucciones.

Ejemplo: Estoy respondiendo a este correo “(pegar el texto)”, y mi respuesta es la siguiente “(pegar el texto)”. ¿Cómo puedo cambiarlo para que resulte más asertivo? Sugiéreme cualquier cosa adicional que deba mencionar.

Analizar y resumir documentación

Se puede copiar y pegar el contenido completo de un documento en ChatGPT y pedirle que lo resuma. De hecho, gracias a las últimas actualizaciones de la plataforma, ahora es posible incluso adjuntar archivos directamente en la conversación.

Ejemplo: Resúmeme el siguiente texto y divídelo en apartados a partir de los puntos destacados.

Crear presentaciones o presupuestos

ChatGPT puede ayudar a estructurar presentaciones e identificar los puntos clave de una propuesta. Aunque no es una herramienta que abarque el aspecto gráfico, sí puede sugerir ideas para crear elementos de diseño o para organizar información en tablas.

Ejemplo: Sugiéreme un esquema para una presentación de servicios de cara a un nuevo cliente, que se dedica a (explicarle brevemente en qué consiste su negocio). Inclúteme secciones sobre planificación, ejecución y gestión de proyectos. Propón elementos como tablas o gráficos para reforzar las ideas clave.

Organizar el trabajo

Para organizar tanto proyectos puntuales como el flujo de trabajo diario, se puede pedir a ChatGPT que sugiera una distribución óptima de las tareas que se deben completar, basándose en los recursos disponibles. Incluso aunque se trate de acciones aparentemente sencillas, al menos sirve para tener un punto de partida.

Ejemplo: Necesito realizar un evento virtual promocional sobre (los detalles que tengamos, como el tipo de asistentes, presupuesto, objetivos, etcétera). Créame una lista de las tareas que consideres necesarias. Proporciona las duraciones estimadas para cada tarea. También propón un esquema para lanzar una campaña de publicidad.

Analizar la atención al cliente

Para obtener una segunda opinión sobre lo que salió mal o bien en el trato con un cliente, se puede pedir a ChatGPT que analice los registros disponibles, por ejemplo, correos o mensajes en redes sociales.

Ejemplo: Evalúa la siguiente conversación de un chat donde un cliente se quejó de un problema con un producto “(pegar el texto)”. Valora si se abordó correctamente el problema y sugiere formas en las que se puede mejorar la atención en el futuro.

Crear mensajes de ayuda o tutoriales para responder preguntas frecuentes

En relación con el caso anterior, ChatGPT puede usarse para crear respuestas para las consultas más frecuentes que reciba un negocio, y así tener a mano la respuesta adecuada o plantearse publicarlas en una página web a modo de tutorial.

Ejemplo: A continuación, pego algunos mensajes que he recibido de clientes que han tenido problemas técnicos, así como la solución que les he dado en cada caso “(pegar los textos)”. Créame una guía para resolver las preguntas más frecuentes. Asegúrate de que las respuestas sean claras y sencillas.

Conseguir ideas para contenidos

Para aquellos autónomos que necesiten inspiración para crear contenidos que se puedan compartir en redes sociales, boletines o blogs, ChatGPT es la herramienta adecuada. Proporcionando un contexto, se pueden obtener ideas de contenido relevantes para un negocio o actividad específico.

Ejemplo: Tenemos una pequeña empresa de cuidado de mascotas en (explicar qué población). ¿Puedes darme algunas ideas de contenidos para redes sociales que sean relevantes para nuestro público objetivo, que son dueños de perros?

Y aunque la producción de contenido extenso y original no es la principal fortaleza de ChatGPT, corregirlo o adaptarlo sí lo es. Por ejemplo, se puede usar para resumir, corregir o crear extractos, como mensajes adecuados, de nuevo, para publicaciones en redes sociales.

Ejemplo: Estoy compartiendo el texto de un artículo que trata sobre placas solares “(pegar el texto)”. Me gustaría que simplifiques el lenguaje y el estilo de este artículo para que sea más fácil de entender para los estudiantes de un colegio.

Traducir

Aunque ya existen muchas herramientas de traducción, el extenso conjunto de datos de entrenamiento de ChatGPT lo hace más efectivo a la hora de comprender el contexto. Con las instrucciones adecuadas, se puede utilizar para traducir contenido y que tenga sentido para los usos de regiones específicas.

Ejemplo: Identifica errores gramaticales en el siguiente texto en inglés: “(pegar el texto)”. Sugiere expresiones alternativas que sean comunes en el inglés de Reino Unido.

Editar textos

ChatGPT puede ayudar a editar textos de forma más sencilla y rápida que la herramienta de reemplazar de Word. Por ejemplo, cuando haga falta eliminar o cambiar caracteres especiales o palabras repetidas.

Ejemplo: Elimina los siguientes caracteres del texto a continuación: & @ %.

Ejemplo: Extrae del texto a continuación “(pegar el texto)” las oraciones que contienen las palabras “automatización”, “automatización de negocios”, “inteligencia artificial” e “IA”.

Cambiar una página web

Uno de los aspectos destacados de ChatGPT es el código informático, y aunque sus capacidades más técnicas pueden resultan complejas, también es posible proporcionar detalles sobre un problema puntual en una página web y pedirle ayuda para solucionarlo, o acerca de cómo hacer algún cambio.

Ejemplo: ¿Puedes explicarme el siguiente error en mi página web: “(pegar la dirección url)”?

Ejemplo: ¿Existe una forma de conseguir que mi página web haga “(pegar la dirección url)”? Explica paso a paso lo que tengo que hacer.

La precisión en las instrucciones es una de las claves para utilizar ChatGPT con éxito en los negocios

La clave para obtener respuestas precisas y útiles de ChatGPT radica en las indicaciones que le demos, los conocidos prompts o instrucciones. “De tal forma que especificar claramente lo que se necesita, como en los anteriores ejemplos, es la única manera de aprovechar al máximo esta herramienta y obtener resultados que realmente sean de utilidad”, señaló el director técnico de InnovAI Solutions.

Así, el contexto es un aspecto crucial. Proporcionar detalles sobre el negocio, el propósito de la solicitud y el público objetivo garantiza que ChatGPT comprenda completamente una necesidad. En la creación de textos, el tono y el estilo que desee emplear el autónomo también son consideraciones importantes, especificando si se prefiere uno que sea informal o formal, o simplificar las explicaciones. En este punto, lo mejor es experimentar con diferentes instrucciones para determinar cuál produce los mejores resultados.

Precauciones generales en el uso de la Inteligencia Artificial

A la hora de usar cualquier herramienta de IA, uno de los aspectos a considerar es el manejo de los datos personales. En Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece normas estrictas para su gestión. Esto incluye obligaciones claras para los negocios, como informar a los usuarios sobre cómo se recopilan, procesan y almacenan sus datos, así como permitir que los usuarios soliciten la eliminación de sus datos. “Así, es preferible quitar cualquier tipo de información sensible antes de pegar un texto en ChatGPT”, concluyó Javier Navarro Sánchez.

Además, otro aspecto importante a considerar es el sesgo en la información y su veracidad. Toda vez que los datos utilizados para entrenar los algoritmos de IA pueden ser o no de calidad o incluso imparciales. Quizás el ejemplo más conocido sea el caso del sistema automatizado empleado por Amazon hacia 2014 para seleccionar currículum, que discriminaba a las mujeres.