Trabajo insiste en su intención de prohibir a los negocios que hagan el registro de jornada en papel

El Ministerio de Trabajo quiere aprovechar la normativa de reducción de las horas de trabajo, que todavía está negociando con los agentes sociales, para incluir también la obligación de que todos los negocios deban registrar la jornada de sus empleados a través de medios digitales. De salir adelante esta ley, ningún autónomo o pequeño negocio podría realizar el famoso registro horario en papel, según el borrador de la reforma, al que pudo acceder este diario.

A día de hoy, el Gobierno, los sindicatos y la patronal están inmersos en una negociación para reducir de 40 a 37,5 horas la jornada máxima de trabajo en nuestro país, en dos fases. Como ya avanzó este diario, el Ejecutivo envió a los agentes sociales un borrador que incluye ésta y otras medidas como el aumento de las sanciones para los autónomos o empresas que incumplan dicha obligación.

Sin embargo, el borrador no sólo incluye obligaciones relativas a las horas de trabajo de los empleados. El documento también prevé una modificación de la normativa para que todos los autónomos y empresas -en principio, sin importar el tamaño- tengan que registrar de manera digital la jornada de sus empleados. Esto, según el Ejecutivo, viene motivado porque el registro horario en papel no cumple con los requisitos de “accesibilidad, objetividad y fiabilidad” que establece la Unión Europea.

El Gobierno quiere obligar a realizar el registro horario digital y accesible en todo momento a la Inspección

De salir adelante esta normativa y de mantenerse los apartados específicos que afectan al registro horario, todos los negocios quedarían obligados a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores. "por medios digitales". Esto se tendrá que hacer a través de un sistema "que garantice el cumplimiento efectivo de los requisitos previstos y en su desarrollo reglamentario -que sería posterior-", según recoge el borrador.

Además, una vez en vigor la norma, los sistemas que utilicen los autónomos deberán "garantizar la objetividad, la fiabilidad y la accesibilidad del registro de jornada". Es decir, al igual que ocurre con los requisitos técnicos para los programas de facturación, se exigirán una serie de condiciones para que los software que utilicen los negocios para registrar las horas de sus empleados no se puedan manipular. Entre otras cosas, se exigirá la identificación "inequívoca" del trabajador. Previsiblemente, a través del reconocimiento biométrico.

Por otro lado, la nueva obligación también parece buscar que haya un intercambio directo entre el registro de la jornada que hacen los negocios y la Inspección de Trabajo. Previsiblemente, los futuros programas, de salir adelante esta normativa, incluirían algún tipo de mecanismo para hacer accesible la información del programa a los inspectores "de manera inmediata" y "en cualquier momento".

Requisitos que deberán incluir todos los sistemas de registro digital

Para poder llevar a cabo todos estos cambios en la obligación de registro de la jornada, el borrador marca una serie de requisitos que, con carácter general, deberían cumplir todos los programas que utilicen los autónomos. Los principales, según el borrador, son los siguientes:

• Los asientos se deberán practicar de forma personal y directa por parte de las personas trabajadoras, inmediatamente al comenzar y finalizar cada jornada. En particular, los asientos en el registro de jornada deben realizarse de forma que la empresa no pueda condicionar su contenido.
• Para garantizar la autenticidad y la trazabilidad de los datos reflejados en el registro, éste deberá permitir identificar inequívocamente identidad de la persona trabajadora que realiza el registro de su jornada, así como las modificaciones de los asientos efectuados. Quizás sea a través de datos biométricos.
• Asimismo, la información deberá figurar en un formato comprensible, que permita su documentación y la obtención de copias.
•  Las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán acceder al registro en el centro de trabajo y en cualquier momento de forma inmediata, en los términos que se establezcan reglamentariamente.

La Inspección podrá acceder a distancia al registro de jornada de los negocios

Además de los requisitos que tendrán que cumplir todos estos sistemas informáticos, como novedad, los programas también deberán permitir a los inspectores acceder a toda la información sobre el registro de la jornada de los negocios a distancia. Es decir, de manera remota.

Según prevé el documento, el registro horario "deberá ser accesible de forma remota por la ITSS y la representación de las personas trabajadoras en la empresa. En todos los casos se garantizará el acceso mediante un sistema con interoperabilidad que permita compartir e intercambiar su información y sus datos".

Además, añade el borrador, "la empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social".

Consecuencias de incumplir las nuevas obligaciones sobre el registro horario

Por último, la reforma del registro de la jornada también prevería una serie de consecuencias, a los negocios que incumplieran la futura normativa, además de las sanciones que ya están previstas por Ley y que pueden alcanzar los 10.000 euros por trabajador.

Según el borrador, la empresa será responsable de acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos en esta norma. Es decir, todo lo relativo al uso de un sistema digital y accesible para la inspección. En caso de incumplir esta obligación, podrían darse las siguientes consecuencias:

• La carga de la prueba respecto de la jornada de trabajo efectivamente realizada por el empleado. Es decir, en caso de denuncia del trabajador, si el registro no estuviera correctamente realizado, el negocio tendrá que acreditar las horas realmente trabajadas.
• . En caso de incumplimiento respecto a los trabajadores a tiempo parcial, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo que el negocio pruebe lo contrario