Cómo deben los negocios justificar el kilometraje de los viajes de sus empleados: Tributos lo aclara

La Dirección General de Tributos (DGT) ha explicado en una consulta vinculante cómo deben los autónomos y los negocios registrar y justificar el kilometraje de las dietas de desplazamiento de los asalariados ante una posible inspección, detallando además la documentación que es necesario presentar y a quién corresponde demostrar la carga de la prueba. Ésta "variará en función de si el empleado utiliza un vehículo privado o transporte público", explicó a este medio Luis San José, abogado laboralista y profesor en la UNIR.

Como se desprende de la consulta, de cara a una inspección es esencial justificar la realidad de los desplazamientos por medio de los medios descritos en la Ley General Tributaria. Es decir, factura o documento equivalente y gastos de peaje y aparcamiento, así como demostrar la veracidad de los desplazamientos a través de las operaciones llevadas a cabo. 

La cantidad exenta, recordó Tributos, se elevó de los 0,19 a los 0,26 euros por kilómetro para los desplazamientos en transporte privado, siendo éste el importe exento de tributación para los desplazamientos en las dietas y asignaciones para gastos de locomoción del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) correspondiente a los empleados.

Los desplazamientos deben acreditarse mediante factura en los movimientos bancarios

El caso al que alude la consulta corresponde a una empresa de Lugo que se dedica a prestar servicios para otros negocios emplazados en otros municipios de Galicia. Para poder llevar a cabo el trabajo, los trabajadores de la empresa debían desplazarse en sus propios vehículos a los negocios de los clientes, siendo imprescindibles estas visitas. La empresa, además, abonaba a cada asalariado 0,19 euros por kilómetro realizado en cada trayecto.

Al respecto, preguntaron a la DGT sobre cómo registrar y justificar estas cantidades ante la inspección, ya que se trata de cuantías exentas de tributación. 

Según Tributos, estas cantidades compensan los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplaza fuera de su centro de trabajo para realizar su labor en un sitio distinto, estando, por tanto, exentas de tributación. Sin embargo, para que se produzca la exoneración del gravamen del empleado, y esto quede correctamente acreditado ante la inspección, deberá justificarse correctamente.

• Si el trabajador ha empleado medios de transporte público, el importe del gasto se tendrá que justificar “mediante factura o documento equivalente”. 
• Si el trabajador ha utilizado su propio vehículo, habrá que acreditar la realidad del desplazamiento a través de las operaciones realizadas, así como justificar con el documento que corresponda los gastos de peaje y aparcamiento.

Añade, además, que en el caso del transporte propio, las cantidades asignadas por desplazamientos no tributan en la parte que corresponda a la cuantía de 26 céntimos por kilómetro realizado. La propia consulta también aclara que en cualquier caso corresponderá a los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria la valoración de estas pruebas.

Como ejemplo, para un trabajador de esa misma empresa que estuviera realizando el desplazamiento diario entre Lugo y Baralla con su vehículo propio, recorriendo 62 kilómetros ida y vuelta, cinco días a la semana, el negocio debería justificar que se realizan cerca de 1.240 kilómetros de desplazamiento cada mes, demostrando las operaciones realizadas durante los trayectos y que, por tanto, acreditan la existencia de los mismos, y los gastos de peaje o aparcamiento del camino o en Baralla. Así, la cantidad exenta de tributar para el empleado sería de 322,40 euros mensuales. 

El negocio abonaría esta cuantía al asalariado en concepto de dieta, y pasaría a desgravarse esta cantidad como gasto deducible, también convenientemente justificado, en el Impuesto de Sociedades, como explicó a este medio Raquel Jurado, asesora fiscal y secretaria técnica del REAF del Consejo de Economistas Jurado añadió que las dietas estipuladas suelen venir pactadas en el convenio colectivo de aplicación.

En algunos casos, es el negocio quien debe acreditar el gasto en desplazamiento pagado a un empleado

Como incluye la consulta, el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) fijó en 2018 las pautas sobre a quién corresponde acreditar la carga de la prueba en concepto de dietas. Según estas pautas, como aclaró San José, la Administración puede comprobar en cualquier momento al trabajador por las dietas y asignaciones para gastos de viaje exentos de tributación. Según el supuesto:

• Cuando los gastos de locomoción se realicen mediante el uso de vehículo privado -así como los gastos de manutención-, tiene que ser justificados por el negocio, correspondiéndole acreditar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, permiten acreditar las cantidades, aunque el perceptor puede aportar voluntariamente la justificación si dispone de ella.
• Cuando los gastos de locomoción se hayan realizado mediante un medio de transporte público -así como los de estancia, tendrán que ser justificados por el empleado, que también tendrá que demostrar los gastos de aparcamiento o peaje cuando se haya desplazado en un vehículo privado.
  • Sin embargo, en este último caso, la vinculación de estos gastos con la actividad económica deberá ser acreditada por el negocio, dado que le corresponde probar el día, lugar y motivo del desplazamiento, ya que los gastos están condicionados a la organización y desarrollo de la actividad económica. Se trata de acreditar que estos gastos se producen en el contexto de la actividad económica.
  • El empleado también puede aportar voluntariamente la acreditación de la vinculación si le es posible. 
  • Si el empleado no justifica los gastos, la Administración no podrá, simplemente, regularizarle -hacerle tributar las cantidades- sin antes intentar obtener del negocio estos justificantes mediante el requerimiento oportuno.
• Si la Administración acredita durante el procedimiento de comprobación que, debido a la relación entre el negocio y el asalariado, éste tiene “acceso pleno” a las pruebas para justificar la exoneración de los gastos, puede dirigirse "de forma exclusiva" al trabajador, sin requerir al pagador.