Los nuevos certificados para programas de facturación de los autónomos podrían estar listos antes de 2025

La Agencia Tributaria podría aprobar en pocos meses, previsiblemente antes de finales de año, la orden que dará forma a los nuevos certificados que deberán tener todos los programas de facturación que utilizan los autónomos para poder ser legales. Como avanzó este diario, el Gobierno aprobó el pasado 5 de diciembre en Consejo de Ministros a través de un Real Decreto el Reglamento que fija las condiciones que van a tener que cumplir los softwares que usan los negocios para no enfrentarse a sanciones.

Este reglamento desarrolló los requisitos para asegurar que los programas de facturación que usan los negocios no puedan ser utilizados como 'software de doble uso'. Es decir, para que no sean capaces de llevar una contabilidad visible ante Hacienda y otra en B. Sin embargo, esta normativa, que emana de la Ley antifraude, está todavía a expensas de la orden que desarrollará cómo deben ser exactamente las certificaciones para considerar que estos programas son legales y cumplen con todos los nuevos requisitos.

Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, la orden, que se remitió a Bruselas, es el último paso para desarrollar los certificados que deberán tener todos los programas de facturación para que la Inspección considere que son legales. Se espera que esta normativa quede aprobada en los próximos meses, "posiblemente antes de final de año".

Una vez recibido el visto bueno de Bruselas, que es "la última fase normativa", se aprobará la orden, se desarrollarán los certificados y, en unos meses, todos los programas de facturación que tengan los autónomos deberán contar con estas certificaciones. De lo contrario, serían considerados ilegales y se expondrían a sanciones de hasta 50.000 euros.

Hacienda verificará que todos los programas de facturación cuenten con el nuevo certificado para ser legales

A día de hoy, y desde hace mucho tiempo, el artículo 200  de la Ley General Tributaria ya prevé sanciones por fabricar o comercializar programas de facturación que facilitan la ocultación de ventas. Y del mismo modo, también preveía multas para los autónomos que ocultaran su contabilidad. 

Con la entrada en vigor de la Ley antifraude lo que cambió es que se prevé la creación de un certificado -cuyas condiciones desarrolló el nuevo reglamento- que deberán conseguir todos los fabricantes para poder comercializar un programa de facturación. Y además, por primera vez, se persigue la mera tenencia por parte de un autónomo de un programa de facturación que no cumpla esos estándares. Hasta ese momento, la Inspección sólo podía sancionar si demostraba que ese software se había utilizado para llevar una doble contabilidad.

De este modo, el apartado 4 del artículo 13 de la ley antifraude establece por primera vez "la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros".

Pero no sólo eso. El apartado 21 del mismo artículo  aclara, entre otras cosas, que "se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados".

Periodo transitorio para contar con los programas certificados

En un principio, el reglamento que se aprobó a finales de 2023 preveía dos fechas de entrada en vigor. Una  de nueve meses después de la aprobación del reglamento (que sería este septiembre) para que todos los fabricantes tuvieran el nuevo certificado y cumplieran los requisitos para vender los programas de facturación

La segunda sería a partir de julio de 2025, cuando todos los autónomos tendrían que haberse deshecho de los antiguos programas de facturación y contar con un software de facturación certificado para no exponerse a sanciones de hasta 50.000 euros.

Sin embargo, aclararon fuentes de la Agencia Tributaria, al no estar todavía aprobada la orden que desarrolla los certificados, es posible que se pospongan estas fechas de entrada en vigor. En cualquier caso, aún posponiéndose este periodo, la obligación de contar con estos certificados podría aplicarse a fabricantes y autónomos a finales de 2025.

¿Qué requisitos deberán cumplir los programas de facturación para contar con el nuevo certificado y ser legales?

Según explicaron en su momento fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, habría que diferenciar entre dos tipos de requisitos que estableció este nuevo reglamento: los internos, que afectan fundamentalmente a los productores y comercializadores de estos software, y los externos, que serían las características que deberá tener el programa y que afectan a los autónomos.

Ahora mismo, con el reglamento, ya se pueden conocer los requisitos externos de estos programas, es decir, lo que debe de ser capaz de hacer uno de estos programas la hora de emitir una factura. Por lo tanto, ya se saben las condiciones que deberán tener en cuenta los autónomos a la hora de adquirir uno de estos softwares.

De cara a los requisitos requeridos para los fabricantes, es decir,  las prescripciones técnicas para los desarrolladores de software, todavía se tienen que cerrar a través de una orden ministerial.  Por ejemplo, el contenido de la certificación de los programas para ser legales o cómo se hace el registro de alta", apuntaron desde la Agencia Tributaria.

Condiciones de los software para ser legales

En cuanto a los autónomos, la norma ya fija los requisitos que más adelante se podrán requerir a los sistemas informáticos que adquieran. Estos programas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Así, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación.

Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

•  Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura. 
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella. 
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria

.La norma también incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. En primer lugar, el denominado ‘hash’ encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.  En segundo, lugar la firma electrónica de los registros, que no es necesaria en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.

¿Qué autónomos deberán adaptarse a la nueva normativa?

La ley deja muy claro que este reglamento se aplicará a todos los autónomos que tengan un sistema para emitir facturas, es decir, la mayoría de ellos. Concretamente, la ley específica que los requisitos se aplicarán a los obligados tributarios que se indican a continuación y que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.

•  Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Es decir, aunque no fuera obligatorio contar con uno de estos sistemas de facturación, el autónomo que quisiera tener un programa de facturación, tendría que contar con uno que cumpla todos los requisitos establecidos por el reglamento y que le permitiera tener una comunicación y enviar de forma instantánea sus facturas a Hacienda.