Los autónomos que tienen sociedades inactivas deben cumplir con obligaciones fiscales y contables
Cuando una sociedad deja de tener actividad, pero no se ha procedido a su liquidación y disolución, se convierte en sociedad inactiva. Esta situación puede darse en una empresa por diferentes motivos, desde la falta de rentabilidad del negocio al desacuerdo entre socios, según las fuentes consultadas. Sin embargo, a pesar de la ausencia de actividad, estas sociedades deben seguir cumpliendo determinadas obligaciones contables y fiscales para evitar complicaciones a largo plazo o incurrir en posibles sanciones.
En concreto, las sociedades inactivas tienen prácticamente las mismas obligaciones que aquellas empresas que mantienen su actividad económica.
Además, si la sociedad se mantiene inactiva más de un año, explicó a este diario Jorge Capéans, secretario técnico del Registro de Economistas Contables del CGE (Consejo General de Economistas), debe disolverse. Para ello, los negocios deben atender a posibles deudas que hayan quedado pendientes "a fin de poder liquidarlas para proceder a su disolución de forma ordenada".
Obligaciones contables que deben cumplir las sociedades inactivas
Las obligaciones contables son las mismas que las de las sociedades aún activas. En principio, como destacó el secretario técnico, entre estas obligaciones se encuentra la presentación de las libros contables y las cuentas anuales. “Mientras que no se disuelva la sociedad y se inscriba en el Registro Mercantil, seguirá existiendo la obligación de llevar la contabilidad ajustada al Código de Comercio y presentar las cuentas anuales”, aclaró Capéans.
Cuando los negocios no presentan las cuentas anuales en el Registro Mercantil, pueden ser sancionados por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), ya que la entidad estableció multas para las empresas por incumplir esta obligación que oscilan entre los 1.200 y los 60.000 euros.
Además, la ley también contempla una excepción al importe máximo de la multa para las sociedades con un volumen de ventas superior a seis millones de euros. Para estas empresas, se elevará el límite de la multa para cada año de retraso a 300.000 euros, según el ICAC.
En ese sentido, “lo habitual ha sido sancionar más frecuentemente a las sociedades activas, pero, dados los avances de los medios informáticos, no se puede descartar que ello vaya a cambiar. Aunque se les revoque el NIF, como siguen vigentes en el Registro Mercantil, mantienen la obligación de presentar las cuentas”. Según datos del ICAC, los procedimientos sancionadores por este motivo crecieron en el último ejercicio más de un 5% frente al año anterior.
Mientras no se presente la escritura de liquidación en el Registro Mercantil, esta obligación perdurará. Así, Capéans recordó que es importante conservar la documentación contable, necesaria para presentar las cuentas anuales, así como la mercantil.
Otra de las obligaciones corresponde a la disolución de la empresa inactiva. Si la sociedad permanece inactiva por más de un año, según la ley, estará obligada a disolverse. Al respecto, hay que tener en cuenta si quedan deudas pendientes que no se hayan abonado, ya que en este caso, la sociedad no se podrá disolver mientras estas perduren y no haya un acuerdo de liquidación al respecto -por ejemplo, solicitando un concurso voluntario-.
Obligaciones fiscales que deben cumplir las sociedades inactivas
En cuanto a las obligaciones fiscales, las empresas inactivas también obedecen a la obligación de presentar el Impuesto de Sociedades. Como explicó a este medio Raquel Jurado, Raquel Jurado, secretaria técnica del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF) del CGE, “una sociedad tiene que cumplir con sus obligaciones fiscales hasta el momento de su extinción”.
Por tanto, le corresponde presentar los pagos fraccionados y la autoliquidación del Impuesto sobre Sociedades hasta la disolución de su personalidad jurídica. También, las retenciones si paga rentas sujetas a retención, como apuntó la asesora. Por otro lado, no sería necesario presentar el IVA ya que no se realiza ninguna actividad.
Para presentar el IS, la empresa tiene de plazo hasta el 25 de julio siguiente al cierre de cada ejercicio, una vez presentadas las cuentas anuales. La sanción por no presentar el impuesto corresponde a una multa de 200 euros por ejercicio.
¿Cómo pueden las sociedades inactivas llevar a cabo su disolución?
Para que las sociedades puedan liquidarse deben llevar a cabo otras responsabilidades en materia contable y fiscal.
Ante Hacienda, la sociedad deberá darse de baja en el censo de empresarios presentando la declaración del modelo 036, que pueden encontrar en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Con este modelo, también se deberá llevar a cabo la baja de los administradores.
La disolución, además, deberá aparecer en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil. A su vez, tramitar la disolución de la sociedad supone un coste añadido para los negocios y empresas por llevar a cabo los trámites del procedimiento. Por ejemplo, “el pago de la tasa de la escritura del Registro”.
Así, una empresa que puede tener 3.000 euros de capital social, y patrimonio neto cero -porque haya tenido pérdidas-, los costes pueden alcanzar un mínimo de entre 300 o 400 euros, apuntó Capéans.
